What we need to know about Regulation H-18

Наредба Н-18 е от дата 13.12.2006 г., но през времето е променяна няколко пъти. Точно тази наредба започва да регулира изискванията към електронните магазини, с които се сблъсква днес всеки онлайн магазин. Всичко изглежда твърде плашещо, но истината е, че не е чак толкова трудно да се изпълнят изискванията за регистрацията.

През годините наредбата се променяше непрекъснато, като дори имаше моменти, в които тя беше атакувана в Административните съдилища и части от нея отпадаха. Най-трудно беше, че от НАП не искаха да дадат нужното време на онлайн търговците да я разберат и внедрят. Всичко се правеше сякаш „сега и на момента“.

Наредба Н-18 и онлайн магазините

Разбира се, WooCommerce, PrestaShop и OpenCart могат лесно да отговорят на изискването за подаване на месечен XML файл към НАП, благодарение на нашата платформа NAP Ready. Чудото не става единствено с интеграцията на магазина с платформата. Преди всичко трябва Вашия счетоводител или счетоводна къща да подаде нужния формуляр за регистрация на онлайн магазина Ви в НАП. Ние сме виждали доста често счетоводни къщи да имат проблеми при попълване на формуляра, но за всичко си има решение.

Не разчитайте единствено на тази публикация, тъй като наредбата търпи чести промени и има вероятност информацията тук да е от части остаряла. Винаги се допитвайте до счетоводството за промени в наредбата.

Как се подава информация за поръчки към НАП

Краткият отговор на въпроса е месечно, чрез XML одиторски файл. Сега по същество. Всеки месец от 1-во до 15-ти число сте длъжни да подадете XML одиторския файла към НАП с направените поръчки за предходния месец. Както споменахме по-горе, това е много лесно с интеграцията с нашата платформа за XML одиторски файл и Електронни касови бележки – NAP Ready.

Има и други варианти, от които можете да изберете за експорт на одиторски файл към НАП, но ние гарантираме 100% покритие на изискванията. Голяма част от нашите клиенти имат интеграции с платформата NAP Ready.

Масово се подават некоректни XML файлове

Тъй като при разработката на нашата система NAP Ready имахме доста контакти с НАП (над 4 месеца) се оказа, че масово има неразбиране от разработчиците на плъгини за генериране на XML одиторски файл за НАП, какви данни трябва да съдържа за поръчки и всичко друго.

Не използвайте Българизация за WooCommerce за Наредба Н-18

Този Plugin е един от най-известните плъгини в България сред WooCommerce общността, който твърди, че покрива изискванията на Наредба Н-18, но след срещите ни с експерти от НАП се *установи и от самите тях, че за няколко години няма нито един подаден коректен XML файл от него и информацията, която се подава съдържа грешки. Избягвайте да използвате Българизация за WooCommerce за целите на XML одиторския файл. Има вероятност да Ви бъде наложена глоба при евентуална проверка. Да направим уточнение, че плъгина в останалата си част, за доставки е един прекрасен безплатен инструмент за WooCommerce магазините.

Файловете биват приемани, защото следват структурата на XSD схемата, но данните, като методи на поръчки и данни съобразно тях съдржат грешки и неправилна информация. По неофициална информация, към момента НАП са заети с внедряването на SAF-T, но към средата на 2026 г. ще започнат проверки на онлайн магазини и тогава нищо чудно хазната да се напълни доста бързо от наложени глоби!

*Предоставихме част от генерирани файлове за няколко магазина, като премахнахме ЕИК и RF-номерата, както и не сме споменавали софтуера, чрез който са генерирани. На няколко от файловете липсваха данни за поръчки заплатени с карта (не самите поръчки), на други имаше повтарящи се номера на документи, както и при заплащане с НП маркираните поръчки са въведени с несъществуващи номера на касови бонове.

Тук можете да направите проверка на XML файла: https://napready.bg/nap-validator/

Какво представлява XML файла

XML файла съдържа информация за направените поръчки през онлайн магазина Ви. Разбира се, самия файл не е хаотично изготвен. Той е изготвен по XSD схема, която е разработена от националната агенция по приходите. Схемата можете да свалите от тук. XML файла съдържа в себе си следната информация: 

• Единен идентификационен номер (ЕИК)
• Регистрационен номер на магазина в НАП
• Домейн на магазина
• Дата на генериране на файла
• Месец, за който се генерира файла с поръчки
• Година, за която се генерира файла с поръчки
• Типът на онлайн магазина
• Поръчките с продуктите и сумите

Трябва ли да подавате файл към НАП?

Краткият отговор на въпроса е ДА! По-дългия отговор зависи много от платежните методи, имате ли касов апарат, изпращате ли касови бележки заедно с поръчаните стоки и т.н. Няма да задълбаваме много в терминология и изключения, но ако наистина се нуждате от този тип информация, можете да отворите Наредба 18 и да я прочетете или да поискате да направим интеграция на магазина Ви с NAP Ready

Специално за онлайн магазините, които нямат физически обект няма начин да не регистрирате магазина си в НАП. Това автоматично означава, че за да имате онлайн магазин трябва да имате и регистрирана фирма. Докато в началото на 2000-та година имаше възможности да управлявате Онлайн магазин без да имате фирма, то към днешна дата вече нещата не стоят по този начин.

Ако през предходния месец нямате извършени продажби през онлайн магазина Ви, то тогава не е нужно да подавате месечния XML файл към НАП. Дори и да имате огромното желание да го направите, системата на НАП няма да приеме файла и ще получите съобщение:
„Подаденият от Вас стандартизиран одиторски файл е ОТХВЪРЛЕН„

„Грешка при валидация на документ към XSD схема“

Отхвърлянето на файла се дължи на това, че нямате данни за направени поръчки. Тогава сте освободени от отговорността за изпращане на файл. Внимавайте обаче, защото тази грешка може да се показва и по други причини. Ако имате направени поръчки през предходния месец, но получите съобщение, че подадения от Вас стандартизиран одиторски файл е отхвърлен, то тогава причината за отхвърлянето е друга и тя трябва да бъде открита и коригирана възможно по-бързо.

Какво, ако качите грешен или непълен файл?

Въпреки, че това е Националната Агенция по Приходите, те също явно са осъзнали, че по някога всеки човек прави грешки и имат решение за това. Ето какво казват от НАП:

С един файл може да се подава информация само за един електронен магазин. В рамките на периода на подаване могат да се подават многократно данни за един електронен магазин. За окончателни се считат последно подадените данни в рамките на периода на подаване.
Линк: https://nra.bg/wps/portal/nra/Programni-produkti/Specifikaciq-za-podavane-na-danni
Спецификация за подаване на данни

Важно!
XML файла се подава в периода от 1-во до 15-то число за предходния месец.

Обобщение

В крайна сметка няма неизпълними условия, които биха Ви отказали да искате онлайн магазин с WooCommerce, за да започнете да продавате не само във Вашето населено място. Та… обобщението на тази публикация би изглеждало по следния начин

• Поръчвате изработка на Онлайн магазин
• Регистрирате го в НАП
• Лесна интеграция с NAP Ready
• Започвате да продавате
• Подавате файла към НАП
• Увеличавате поръчките си всеки месец